Wielu przedsiębiorców decyduje się na zmianę siedziby firmy zwykle z powodu rozwoju biznesu, chęci prowadzenia działalności w nowocześniejszym miejscu, w atrakcyjniejszej lokalizacji albo z uwagi na potrzebę redukcji kosztów. Jednym z wyzwań związanych z przeprowadzką biura jest pakowanie i transportowanie dokumentów kluczowych dla funkcjonowania przedsiębiorstwa. Poniżej przedstawiamy porady usprawniające proces relokacji.
Przygotowanie planu oraz listy akt
Przeprowadzkę powinno się zacząć od stworzenia schematu i wyznaczenia jak najkrótszego terminu operacji. Na tym etapie warto zastanowić się, które dokumenty są starsze, rzadziej wykorzystywane, a które potrzebne pracownikom w codziennych obowiązkach. Drugą część należy przewieźć do nowej siedziby w momencie, gdy kadra również się tam przeniesie, co pozwoli na zachowanie ciągłości w obsłudze klientów.
W przypadku korzystania z usług firmy przeprowadzkowej lista akt do przetransportowania przyda się także jej pracownikom. Relokację przedsiębiorstwa czy instytucji państwowej w Poznaniu lub innych miastach w Polsce zlecisz np. zespołowi Przeprowadzki Poznań 24h.
Wykorzystanie odpowiednich akcesoriów i opakowań
Do pakowania dokumentów warto użyć specjalnych teczek, segregatorów oraz kartonów. Dobrze jest również wykorzystać plastikowe pojemniki z pokrywami skutecznie zabezpieczające przed wilgocią, a także folię bąbelkową czy stretch osłaniające przed uszkodzeniami mechanicznymi. Pozwolą one na zamknięcie akt, do których dostęp będzie utrudniony – zapewni to bezpieczeństwo danych chronionych RODO.
Organizacja dokumentów według kategorii
Podzielenie akt na grupy wskazujące poszczególne działy zakładu, np. finansów, kadr, administracji, znacznie ułatwi organizację przeprowadzki biura. Warto również pamiętać o oznaczeniu opakowań, aby usprawnić ich identyfikację w czasie późniejszego rozpakowywania.
Korzystanie z usług firmy przewozowej
Ekipy zajmujące się relokacją biur często oferują pakowanie dokumentów. Profesjonaliści z wieloletnim doświadczeniem doskonale wiedzą, jak zabezpieczyć akta, aby nie uległy uszkodzeniom i nie trafiły w niepowołane ręce. Zlecając tę czynność zawodowcom, zaoszczędzisz czas, a także zadbasz o sprawny transport. Fachowcy posiadają bowiem pojazdy dostawcze umożliwiające przemieszczenie dużej ilości wyposażenia w trakcie jednego kursu.
Jeśli szukasz fachowej firmy przewozowej, która przygotuje za Ciebie harmonogram szybkiej przeprowadzki, przeniesie kartony z dokumentami do nowej siedziby i pomoże w rozpakowywaniu – koniecznie skontaktuj się z zespołem Przeprowadzki Poznań 24h!